Suite aux mesures prises par le gouvernement pour faire face au Covid-19, le télétravail devient la norme pour plusieurs semaines. Gestion des tâches quotidiennes, travail collaboratif à distance, envoi de fichiers volumineux… Nous vous proposons une sélection de 5 outils pratiques qui vont faciliter votre vie en télétravail et vous permettre de mieux suivre vos projets, d’améliorer votre productivité ou encore de communiquer plus facilement avec les équipes qui vous entourent.
Découvrez 5 outils pour travailler efficacement et en collaboration avec votre équipe, même à distance.
Table des matères
1. Trello
Trello est un outil idéal pour le télétravail. C’est un logiciel de gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif. Il s’inspire des méthodes agiles et du kanban, mais offre des possibilités bien plus poussées.
Le principe est le suivant : sur Trello vous pouvez créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, un retroplanning, etc.
Cela est idéal si vous souhaiter visualiser facilement l’avancée d’un projet mais ce n’est pas tout. Trello est un outil totalement collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. Par ailleurs, il est parfait pour vous fixer des objectifs SMART, grâce notamment à la fonctionnalité checklist sur les cartes. Elle vous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement. Bref, cet outil est très complet, y compris dans sa version gratuite.
2. Google drive
Faut-il encore présenter Google Drive ? Le cloud de Google est un excellent moyen de se transmettre des fichiers facilement, sans limite de poids.
Dans sa version gratuite, Google Drive offre 15 Go de stockage à chaque utilisateur. Les forfaits payants permettent d’augmenter cette limite à 30Go pour le moins cher puis en illimité, pour les autres formules.
Simple à utiliser, il permet également de classer ses fichiers en dossiers très facilement et d’indiquer quels fichiers ou dossiers peuvent être partagés avec un autre utilisateur. À titre de comparaison, Dropbox n’offre que 2 Go de stockage gratuit.
3.Toggl plan
Anciennement Teamweek, Toggl Plan est un excellent complément aux logiciels de gestion de tâches présentés précédemment. Il permet de gérer des projets sur plusieurs mois en permettant une visualisation des tâches des différents membres de l’équipe, au sein d’un calendrier.
Ce qui est particulièrement utile avec cet outil, c’est la possibilité d’afficher le projet en mode semaine, mois ou trimestre, pour vraiment visualiser l’évolution du projet.
Par ailleurs, il est possible d’importer ses tâches Trello ou iCal, ce qui rend la complémentarité encore plus intéressante. L’outil est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs.
4. Zoom
Zoom est un outil similaire à Skype. Il permet d’organiser des appels téléphoniques en tête à tête ou en équipe, au sein de salles de réunion virtuelles. Mais bien plus que la possibilité de s’appeler de n’importe où dans le monde, Zoom offre également des fonctionnalités extrêmement pratiques :
-Possibilité d’enregistrer les conversations et de les sauvegarder sur son bureau ou dans le cloud de Zoom
-Chat pour converser pendant la réunion, se transmettre des informations, des liens, etc.
-Partage d’écran
-Mode webinaire
-Possibilité d’organiser des téléconférences à très grande échelle.
Zoom est par ailleurs un outil très stable, qui consomme peu de bande passante et garantit de ce fait une excellente qualité des échanges.
5. WeTransfer
Wetransfer est un logiciel de transfert de fichier. Gratuit jusqu’à 2 Go, il permet de faire passer des documents lourds, en toute simplicité. L’interface est agréable et les fonctionnalités simples mais très bien pensée.
Wetransfer :
-Envoie une notification par email au destinataire, quand les fichiers sont prêts à être récupérés.
-Préviens par mail l’expéditeur quand le destinataire a téléchargé ses fichiers
-Envoie un rappel quand un fichier n’a pas été téléchargé après plusieurs jours.
Il est possible d’envoyer des fichiers ou des dossiers avec Wetransfer.